Продукты, Абсолют, Электронная отчетность, Брянск

Электронный документооборот

Электронный документооборот — это совокупность автоматизированных процессов, которые охватывают все виды обработки документов, начиная их разработкой и заканчивая переводом в архив. В основе любого ЭДО лежат 2 технологии: docflow и workflow. Первая предназначена для обеспечения регулирования движения электронных документов между структурными подразделениями предприятия. Технология workflow устанавливает порядок работы с электронными документами и управляет ролевой моделью разграничения прав доступа к информации.

В электронном документообороте работа с электронным документом осуществляется через карточку документа (иногда ее называют карточкой процесса). Карточка документа автоматически становится оперативной единицей всех действий внутри систем ЭДО. Как правило, в ней автоматически проставляется дата создания и инициатор (автор документа). Также в ней присутствует уникальный идентификационный номер и ряд атрибутов к обязательному заполнению. В последствии это позволяет определить принадлежность документа к определенной группе и классифицировать.

Каждая отрасль деятельности является специфичной, поэтому существует множество разновидностей систем электронного документооборота - СЭДО, обеспечивающих удовлетворение потребностей конкретного хозяйствующего субъекта. Среди них можно выделить следующие виды документооборота: складской, управленческий, производственный, юридически значимый и т.д. Под каждый вид создается определенная карточка, удовлетворяющая потребности направления.

Электронный документооборот ЭДО

В соответствии с действующим законодательством коммерческие органы власти могут организовать электронный документооборот по своему усмотрению. Однако, учитывая специфику ведения бизнеса в России, многие хозяйствующие субъекты при внедрении СЭДО учитывают требования, предъявляемые к документообороту органов исполнительной власти. Это позволяет наладить обмен с контролирующими организациями.
Современные ЭДО используются практически всеми сотрудниками, работающими с документами. Причем доступ к электронным документам возможен как со стационарных рабочих мест, так и с мобильных устройств.
Важно! В ЭДО документообороте могут храниться не только окончательные документы, но и рабочие копии. По этой причине число зарегистрированных документов в системе в несколько раз превышает число документов, которые числятся в отделе делопроизводства.
В среднем срок хранения электронных документов составляет 5 лет, но на практике они могут быть востребованы и в течение 20 лет.
Главным параметром электронного документооборота выступает его быстродействие. В среднем, время на получение доступа к электронным документам составляет 3 секунды.

Электронный документооборот призван решать следующие задачи:

  • проведение систематизации работы с документами;
  • подготовка документов по унифицированным (стандартным) формам;
  • автоматическая классификация документов по различным параметрам;
  • автоматизация поиска документов;
  • осуществление рассылки документов;
  • обеспечение коллективного доступа при работе с электронными документами;
  • оперативный обмен сведениями и документами;
  • ознакомление с опубликованными документами;
  • использование централизованного хранилища для обеспечения хранения документов и метаданных;
  • формирование отчетов в разрезе отдельных подразделений предприятий и статистики по маршрутизации документов;
  • работа со списком персональных поручений и т.д
.
Внедрение электронного документооборота позволит улучшить качество ведения бизнеса, а в некоторых случаях — достичь определенных количественных показателей.

Возможности электронного документооборота

Внедрение электронного документооборота позволяет реализовать следующие возможности:

  • регистрацию, учет и хранение документов;
  • доступ к электронным документам и файлам;
  • контроль и управление всеми процессами движения документов;
  • контроль исполнительной дисциплины;
  • минимизация времени на согласование и отправку документов;
  • снижение затрат на организацию документооборота;
  • интеграция с электронной почтой и иными приложениями;
  • получение уведомлений и напоминаний;
  • дизайн форм карточек документов;
  • дизайн маршрута движения документов;
  • ведение протокола событий;
  • работа с корпоративными, политическими и экономическими новостями;
  • контроль исполнения договоров;
  • списание документов в архив;
  • ведение архива электронных документов;
  • совместная работа над документами в рабочей группе;
  • создание и ведение отчетов по исполнительской дисциплине;
  • разграничение прав доступа к электронным ресурсам;
  • резервное копирование по расписанию и т.д.