Электронный документооборот
Электронный документооборот — это совокупность автоматизированных процессов, которые охватывают все виды обработки документов, начиная их разработкой и заканчивая переводом в архив. В основе любого ЭДО лежат 2 технологии: docflow и workflow. Первая предназначена для обеспечения регулирования движения электронных документов между структурными подразделениями предприятия. Технология workflow устанавливает порядок работы с электронными документами и управляет ролевой моделью разграничения прав доступа к информации.
В электронном документообороте работа с электронным документом осуществляется через карточку документа (иногда ее называют карточкой процесса). Карточка документа автоматически становится оперативной единицей всех действий внутри систем ЭДО. Как правило, в ней автоматически проставляется дата создания и инициатор (автор документа). Также в ней присутствует уникальный идентификационный номер и ряд атрибутов к обязательному заполнению. В последствии это позволяет определить принадлежность документа к определенной группе и классифицировать.
Каждая отрасль деятельности является специфичной, поэтому существует множество разновидностей систем электронного документооборота - СЭДО, обеспечивающих удовлетворение потребностей конкретного хозяйствующего субъекта. Среди них можно выделить следующие виды документооборота: складской, управленческий, производственный, юридически значимый и т.д. Под каждый вид создается определенная карточка, удовлетворяющая потребности направления.
Электронный документооборот ЭДО
В соответствии с действующим законодательством коммерческие органы власти могут организовать электронный документооборот по своему усмотрению. Однако, учитывая специфику ведения бизнеса в России, многие хозяйствующие субъекты при внедрении СЭДО учитывают требования, предъявляемые к документообороту органов исполнительной власти. Это позволяет наладить обмен с контролирующими организациями.
Современные ЭДО используются практически всеми сотрудниками, работающими с документами. Причем доступ к электронным документам возможен как со стационарных рабочих мест, так и с мобильных устройств.
Важно! В ЭДО документообороте могут храниться не только окончательные документы, но и рабочие копии. По этой причине число зарегистрированных документов в системе в несколько раз превышает число документов, которые числятся в отделе делопроизводства.
В среднем срок хранения электронных документов составляет 5 лет, но на практике они могут быть востребованы и в течение 20 лет.
Главным параметром электронного документооборота выступает его быстродействие. В среднем, время на получение доступа к электронным документам составляет 3 секунды.
Электронный документооборот призван решать следующие задачи:
- проведение систематизации работы с документами;
- подготовка документов по унифицированным (стандартным) формам;
- автоматическая классификация документов по различным параметрам;
- автоматизация поиска документов;
- осуществление рассылки документов;
- обеспечение коллективного доступа при работе с электронными документами;
- оперативный обмен сведениями и документами;
- ознакомление с опубликованными документами;
- использование централизованного хранилища для обеспечения хранения документов и метаданных;
- формирование отчетов в разрезе отдельных подразделений предприятий и статистики по маршрутизации документов;
- работа со списком персональных поручений и т.д
Внедрение электронного документооборота позволит улучшить качество ведения бизнеса, а в некоторых случаях — достичь определенных количественных показателей.
Возможности электронного документооборота
Внедрение электронного документооборота позволяет реализовать следующие возможности:
|
|